「業務を自動化して残業を減らしたい。でも、何から始めればいいのかわからない」。これは当社の無料相談で最も多くいただくご質問の一つです。本記事では、中小企業が業務自動化に取り組む際の、失敗しにくい最初の一歩を具体的にご紹介します。
まず「自動化に向く業務」を見つける
自動化の効果が出やすいのは、判断を必要としない繰り返し作業です。次の条件に当てはまる業務を書き出してみてください。
- 毎日・毎週など決まった頻度で発生する
- 手順が決まっていて、誰がやっても結果が同じ
- データの転記・集計・通知が中心である
- 1回あたりは短くても、積み重ねると月数時間になる
例えば「売上データを毎朝集計してメールで共有する」「受注情報を管理表に転記する」といった作業は、自動化の典型的な好対象です。
いきなり大きなシステムを作らない
自動化プロジェクトの失敗原因で多いのは、最初から全業務をカバーする大きな仕組みを目指してしまうことです。おすすめは、効果測定がしやすい業務を一つだけ選び、1〜2ヶ月で動くものを作ることです。小さな成功体験が社内に生まれると、「次はこれも自動化できないか」と現場から声が上がるようになり、取り組みが自走し始めます。当社が運営するゲーミング施設「NETVIET KOBE」でも、日次の売上集計や利用状況の記録を自動化することから始め、段階的に対象を広げてきました。
ツール選びは「保守できるか」で決める
自動化の手段には、既製のクラウドツール、表計算ソフトのマクロ、オーダーメイドのシステム開発などがあります。選定の基準は機能の多さではなく、担当者が代わっても運用を続けられるかどうかです。属人化した自動化は、いずれ「触れないブラックボックス」となり、かえってリスクになります。また、月額費用の安さだけで選ぶと、業務に合わせた微調整ができずに使われなくなることもあります。導入前に「誰が」「どうやって」メンテナンスするのかを決めておくことが、長く使い続けるための条件です。
まとめ
業務自動化の第一歩は、大きな投資ではなく「小さく選んで、小さく作る」ことです。どの業務から着手すべきか判断に迷われたら、Daytaの無料相談をご活用ください。御社の業務内容を伺いながら、費用対効果の高い自動化の順番を一緒に整理いたします。
