月末月初になると、届いた請求書を一枚ずつ確認し、会計ソフトや支払管理表に転記する。この作業に毎月何時間も費やしている会社は少なくありません。今回は、この請求書処理をAI-OCRで自動化する方法をご紹介します。
AI-OCRは従来のOCRと何が違うのか
OCR（文字の読み取り技術）自体は昔からありますが、従来型は「この位置に金額がある」といった帳票ごとの設定が必要で、取引先ごとに書式が違う請求書には不向きでした。AI-OCRは文書の構造を理解して読み取るため、初めて見る書式の請求書でも、請求元・金額・支払期日・登録番号などの項目を自動で抽出できます。取引先が多い会社ほど、この差は大きく効いてきます。
自動化できる業務の流れ
実際の導入では、読み取りだけでなく前後の流れまで含めて設計します。
- メール添付や紙のスキャンで届いた請求書を一箇所に集約する
- AI-OCRが項目を抽出し、一覧データに変換する
- 金額や支払期日を人が画面上で確認・承認する
- 会計ソフトへの取込データや支払一覧を自動生成する
インボイス制度で必要になった登録番号の確認や、電子帳簿保存法に対応した保存まで含めて仕組み化できるのも、いま導入するメリットです。
「精度100%」を前提にしない設計が成功の鍵
AI-OCRの読み取り精度は高くなりましたが、手書き文字やかすれた印字では誤読も起こります。重要なのは、誤読ゼロを目指すのではなく、人の確認を前提にした設計にすることです。読み取り結果と原本画像を並べて表示し、確信度の低い項目だけ色を変えて注意を促す。こうした画面を用意すれば、確認作業は転記作業の数分の一の時間で済みます。ゼロから入力するのと、出来上がったものを確認するのとでは、負担がまったく違うのです。
導入の進め方
まずは直近数ヶ月分の請求書で読み取りテストを行い、自社の書類でどの程度の精度が出るかを確認するのがおすすめです。効果を確認してから、確認画面や会計ソフト連携を段階的に整備していけば、投資の失敗を避けられます。
Daytaでは、AI-OCRの選定から業務フローの設計、周辺システムの開発までをワンストップでご支援しています。請求書処理の負担にお悩みの方は、ぜひ無料相談をご利用ください。
